Zaman içinde her kurumda bir ses arşivi oluşur: jingle sürümleri, seslendirmeler, tanıtım müzikleri ve etkinlik kayıtları. Bu arşivin düzeni iki başlıkta kurulur: dosya düzeni ve kullanım hakkı.
Dosya düzeninde her içerik proje adı, tarih, sürüm ve süre bilgisiyle adlandırılır. Adlandırma kuralı yazılı hâle getirilir.
Kullanım hakkı daha önemlidir. Her içerik için hangi hakların alındığı kayıt altına alınır: kullanım süresi, mecra ve coğrafya.
Seslendirme kayıtlarında oyuncuyla yapılan anlaşmanın kapsamı ayrıca yazılır; bir kampanya için alınan ses başka bir kampanyada kullanılamayabilir.
Müzik kullanımlarında lisans belgesi arşivin parçasıdır. Belgesiz kullanılan bir müzik, yıllar sonra sorun çıkarır.
Arşiv bir kişide değil, kurumda tutulur; ajans ya da stüdyo değişikliğinde erişim kaybedilmemelidir.
Arşivde her içeriğin bir sorumlusu belirlenir. Sahipsiz dosyalar zamanla kullanılamaz hâle gelir.
Yeni bir kampanya başlarken arşiv taranır. Daha önce üretilmiş bir içerik, küçük bir düzenlemeyle yeniden kullanılabilir.
Lisans bitiş tarihleri takvime işlenir; süresi dolan bir müziğin yayında kalması hukuki risk üretir. Stüdyomuzda teslim edilen her içerik, kullanım kapsamı yazılı belgeyle birlikte verilir.